5 consigli per organizzare un Festival

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Introduzione

Come risaputo cercare di organizzare qualsiasi tipo di evento non è facile, perché ci vogliono spirito di pianificazione e coinvolgimento delle persone, in modo particolare occorre comprendere la natura dell'avvenimento che si andrà a preparare, il pubblico a cui vogliamo rivolgerci, e infine ci vorrà un grande impegno che verrà ripagato con il successo del momento. Quindi il festival è un modo di far interagire ed un luogo di aggregazione, per condividere una circostanza molto speciale. Ecco 5 consigli per organizzare un festival.

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Diffondere l'evento

Un ingrediente basilare per organizzare un festival è la comunicazione. Essa permette di sponsorizzare l'evento in modo più chiaro e diretto possibile, per velocizzare i tempi di diramazione dell'informazione. È inoltre consigliabile appoggiarsi a un ufficio stampa che consente di coinvolgere un numero elevato di persone interessate all'avvenimento che si andrà a celebrare. Se non si dispone di un ufficio stampa, si può ricorrere a un vecchio modo, ossia attaccare per la città volantini che pubblicizzino l'evento in questione.

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Definire il budget

Prima di avviare qualsiasi forma di spesa e di organizzazione, occorre soffermarsi e fare il punto della situazione, in modo tale da stabilire il budget giusto per procedere. Dunque, bisognerà definire quali impalcature, attrezzi, volantini, posti a sedere, musica, costumisti, professionisti e pubblicità saranno necessari per promuovere l'evento che vorremmo coordinare.

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Creare lo staff

Altro aspetto importante, per porre le basi di un'accurata organizzazione, è assicurarsi di avere a disposizione un buono staff. Esso implica la riuscita dell'intero lavoro. Un lavoro che si deve fondare sulla divisione dei compiti, il dare sostegno, la motivazione, la condivisione di bei e brutti momenti, insieme alle enormi responsabilità che il team dovrà andare incontro.

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Stabilire la location

La location è una delle parti principali per definire la buona riuscita dell'organizzazione, perché bisogna valutare i possibili luoghi più adatti, dove ambientare il festival. In genere, esso fa dà cornice per stabilire un momento speciale da trascorrere da soli o con persone a noi molto care. Innanzitutto, occorre informarsi sulle disponibilità dei luoghi, sale o stabilimenti, che siano liberi per ospitare l'evento. Una volta concordata la location, bisogna andare sul campo per visionare la situazione che presenta il luogo, insieme ai limiti e ai vantaggi che può offrire. Infine, è necessario chiedere agli appositi uffici quali siano i permessi e i documenti utili da presentare al momento della prenotazione.

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Stabilire la tempistica

Ultimo passaggio fondamentale è quello di stabilire la tempistica. Dunque, è importante definire l'ora e il giorno nel quale verrà presenziato il festival, in modo tale che il pubblico che vi parteciperà non si troverà impreparato al momento prestabilito. Sarebbe più corretto, però, e consigliabile avvisare qualche tempo prima che l'evento cominci, per evitare che all'ultimo momento non ci siano ripensamenti, annullamenti e mancati pagamenti.

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