Considerate ogni singola unità archivistica nell'ordine in cui la trovate, probabilmente potrebbe già essere presente un ordine cronologico nel caos apparente del vostro archivio. Schedate ogni elemento. In tal modo potrete poi ordinare per serie. Successivamente, solo se necessario, spostate fisicamente i singoli documenti. La scheda è l'elemento cardine della vostra catalogazione. Rappresenta la parte descrittiva dell'inventario e in essa dovete riportare tutti gli elementi necessari alla definizione del singolo pezzo d'archivio. In ogni scheda inserite almeno 6 indicazioni: titolo, data, descrizione sintetica, consistenza, numerazione e segnatura. Per quanto riguarda i primi tre elementi sottolineate che l'archivista può desumere il titolo, qualora non fosse presente.