Come catalogare un archivio storico

Catalogare un archivio storico richiede tempo, attenzione e dedizione. Il lavoro consiste nell'inserire in un sistema coerente e armonico i dati e le informazioni relative ad ogni singola opera. Il fine è rendere ogni elemento della collezione facilmente reperibile ed individuabile in base ad indici predefiniti, i primo dei quali è la datazione. Nel contempo un buon lavoro di catalogazione fornisce oltre alla schedatura nominale del materiale una serie di informazioni immediatamente fruibili, che siano in grado di fornire a chi effettua una ricerca, le indicazioni relative al contenuto e all'autore. Qui di seguito vedremo come catalogare un archivio storico in maniera corretta.

Innanzitutto organizzate i materiali del vostro archivio storico in modo che da poter tracciare la storia secondo un legame naturale che li unisca in un percorso definito.
Sia in un archivio vivo (cioè riferito ad un ente ancora in attività) e in uno ormai morto, seguite la regola fondamentale del rispetto delle carte. Quindi ordinate percorrendo la storia dell'istituzione. Procedete "per serie", ossia accomunate i documenti per le finalità. In caso di pratiche, contabilità determinate o altre tipologie di carteggi, le serie indicano un frammento dell'identità dell'istituzione cui appartengono.

Considerate ogni singola unità archivistica nell'ordine in cui la trovate, probabilmente potrebbe già essere presente un ordine cronologico nel caos apparente del vostro archivio. Schedate ogni elemento. In tal modo potrete poi ordinare per serie. Successivamente, solo se necessario, spostate fisicamente i singoli documenti. La scheda è l'elemento cardine della vostra catalogazione. Rappresenta la parte descrittiva dell'inventario e in essa dovete riportare tutti gli elementi necessari alla definizione del singolo pezzo d'archivio. In ogni scheda inserite almeno 6 indicazioni: titolo, data, descrizione sintetica, consistenza, numerazione e segnatura. Per quanto riguarda i primi tre elementi sottolineate che l'archivista può desumere il titolo, qualora non fosse presente.

In commercio trovate molti software che permettono di elaborare schede specifiche per le differenti tipologie documentali. Potete usare il sistema per gli archivi di stato, disponibile anche in forma semplificata.
State per accingervi a compiere un lungo lavoro soprattutto se avete tanti numeri. Da ciò avrete però grandi soddisfazioni. Qualsiasi ricerca decidiate di fare successivamente, sarà certamente più rapida.

• Come gestire l'archiviazione di documenti storici cartacei
• Archiviazione documenti cartacei/Regole generiche
• Come archiviare i documenti cartacei
• Gli archivi e la memoria