Come organizzare un evento culturale

Se desiderate organizzare un evento culturale, sia esso un concerto strumentale solistico o da camera, o addirittura per orchestra, una mostra o magari un lettura dal vivo, è assolutamente necessario non sottovalutare le regole burocratiche da seguire obbligatoriamente, pena il pagamento di multe salate, soprattutto se il vostro obiettivo è quello di organizzare un evento culturale su suolo pubblico. Accorgimenti anche a livello pubblicitario ed estetico sono basilari per capire come arrivare alla buona riuscita del vostro evento.

La prima cosa da pensare, prima di accingersi alla organizzazione di un evento culturale, è quello di rivolgersi a qualcuno che abbia le competenze nel campo specifico, ovvero qualcuno competente nella scelta delle risorse umane, nell'allestimento, nella gestione e, soprattutto, nei passi burocratici da fare. Inoltre bisogna scegliere se svolgere l'evento all'interno di una sala privata oppure all'aperto. Nel secondo caso, se si tratta di piazze, palchi allestiti per le strade e così via, la prima cosa da fare è quella di rivolgersi al Comune di competenza per avere il permesso dell'uso del suolo pubblico.

Con l'occasione è anche possibile richiedere il Patrocinio al Comune, alla Regione oppure anche ad altri enti. L'accoglimento della richiesta potrebbe permettervi di godere di alcuni contributi economici oppure a sconti o esenzioni. Fate inoltre attenzione ai permessi necessari per l'affissione di manifesti e la distribuzione di volantini. Chiaramente sia i manifesti che i volantini fanno parte integrante di una corretta organizzazione di un evento culturale. Preparate un programma dell'evento, le persone devono sapere cosa offrite per scegliervi. Abbiate un numero telefonico e/o una mail di riferimento per chiunque desideri maggiori informazioni circa l'evento. Se il vostro evento prevede una lista di partecipanti predefinita e chiusa, accertatevi di spedire gli inviti all'evento per tempo utile a a tutti gli invitato.

È assolutamente necessario ricordare di compilare il borderò nel caso in cui verranno eseguiti dal vivo o anche per mezzo di radio, cd e così via, musiche registrate alla SIAE. Il borderò è un modulo in cui dovranno essere riportati titoli e nome e cognome dei compositori delle canzoni, musiche e così via che verranno eseguite durante l'evento culturale. Chiaramente la stessa regola viene seguita nel caso in cui, l'evento culturale mette in scena un'opera o una operetta o anche dei monologhi o scene teatrali. Essa è fondamentale per mantenere l'evento in regola e per pagare eventuali diritti d'autore. Dopo esservi accertati di non avere trascurato nulla potrete dare il via all'organizzazione dell'evento.

• I contenuti dell'evento sono importanti, ma non trascurate mai il lato estetico dell'evento.

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