Come scrivere una lettera formale in italiano

L'italiano è una lingua complessa, dotata di regole ferree e da rispettare in qualsiasi frangente, soprattutto quando si parla di redigere documenti ufficiali e formali. È proprio nel caso della redazione di questo tipo di documenti che è necessario rispettare le regole esistenti per conferire maggior importanza legale ai propri scritti, in modo da distinguere tali documenti dai testi non ufficiali, informali. Vediamo quindi come scrivere una lettera formale in italiano e quali sono le regole a cui sottostare in fase di compilazione di un documento del genere.

• Carta e penna
• Software di videoscrittura (per la scrittura della lettera formale in formato digitale)
• Libro di testo di grammatica e sintattica italiana (per una rapida revisione della correttezza dei contenuti redatti e per un approfondimento della questione)

Per prima cosa, nella lettera andranno inserite le informazioni personali relative al mittente del documento. Tali informazioni, da collocare in alto a sinistra della lettera, comprendono il nome o l'azienda (in questo caso potrebbe essere necessario inserire anche il logo dell'azienda o della società mittente), inserendo indirizzo, recapito telefonico e almeno un indirizzo di posta elettronica.

Successivamente si inserirà in alto a destra il luogo in cui è stata scritta la lettera con data annessa, relativa al giorno della compilazione. Il formato di questi dati è il seguente: "luogo, data", con la data indicabile sia con le lettere (es.: "Torino, 14 maggio 2018") che con i numeri (es.: "Torino, 14/05/2018").

Poco sotto il luogo e la data andranno inserite le informazioni relative al destinatario, vale a dire il nome e l'indirizzo dello stesso, usando anche formule come "Alla cortese attenzione di" in modo da evidenziare ulteriormente l'importanza della lettera.

Veniamo ora alle questioni riguardanti il contenuto vero e proprio della missiva. Al pari delle e-mail inviate con i servizi di posta elettronica, anche nelle lettere formali cartacee si usa indicare l'oggetto della missiva, nonostante sia un elemento facoltativo. L'oggetto viene riportato con poche e semplici parole che possano riassumere il contenuto della lettera (es.: "OGGETTO: Richiesta di approvazione dimissioni").

Sotto l'oggetto si darà inizio alla redazione del contenuto, inserendo la classica formula di apertura: "Esimio Dott. Rossi,", "Gentile Prof. Bianchi,", ricordandosi di aggiungere sempre la virgola al termine di tale formula, in modo tale da separarla dal contenuto della lettera. Dopo la formula di apertura si può procedere con la stesura del testo, avendo massima libertà nell'inserimento dei contenuti e nella disposizione degli stessi.

Al termine della lettera andranno inseriti ulteriori dettagli conclusivi come la formula di chiusura, la firma e il classico "post scriptum" (o "P. S."). La formula di chiusura, da inserire in basso a sinistra, prevede l'inserimento di elementi come i saluti e i ringraziamenti di vario tipo, inserendo un punto al termine della dicitura (es.: "La ringrazio per la disponibilità.", "Cordiali saluti.", "Distinti saluti.").

Alla formula di chiusura segue la firma, da collocare in basso a destra, e il post scriptum, in basso a sinistra dopo la firma, anche se quest'ultimo elemento, viste le sue caratteristiche decisamente più personali, viene spesso omesso dal corpo delle lettere formali.

Ultimo dettaglio da inserire nella lettera è la presenza degli allegati, ovvero un documento a parte ma congiunto alla lettera stessa. La presenza va segnalata in basso a sinistra (es.: "Le allego il rapporto richiesto sulle percentuali semestrali di vendita."). Se desiderate altre informazioni su come scrivere una lettera formale in italiano consultate il link: http://aulalingue.scuola.zanichelli.it/benvenuti/2012/03/22/scrivere-una-lettera-formale/.

• Nel caso in cui aveste ulteriori difficoltà nella redazione di una lettera formale, chiedete aiuto ad una persona più esperta di voi in questo ambito o, in alternativa, rivolgetevi ad un docente di lingua italiana che sappia darvi le giuste dritte in materia.

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